Cliënten werken samen met Jados aan hun eigen cliëntplan met ECD Direct van CareRatio

Jados begeleidt volwassenen met een diagnose autisme, op het moment dat zij ondersteuning nodig hebben. En in de begeleiding begint Jados niet bij de diagnose, maar bij iemands levensverhaal. Samen met de cliënt gaan ze voor het vergroten van de kwaliteit van leven, weerbaarheid en zelfstandigheid. Het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) gaat daar een belangrijke rol in spelen. De cliënt gaat namelijk zelf bijdragen aan het opstellen van zijn of haar cliëntplan. En inzicht krijgen in alle gegevens van het dossier.

Dat betekent dat Jados binnenkort afscheid neemt van hun eigen ontwikkelde ECD. In dit klantverhaal nemen Martijn van Gompel (Bestuurder) en Mieke Winkels (Facilitair Beheer) je mee in hun zoektocht naar een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier.

De wensenlijst van Jados

“Ons huidige ECD hebben we samen met een softwareontwikkelaar gemaakt. Maar aangezien software niet onze core business is, de markt sneller gaat dan wij kunnen bijhouden én het huidige ECD niet meer voldeed aan onze criteria, besloten we om buiten de deur te kijken”, begint Martijn ons gesprek. “We hebben een werkgroep samengesteld die onze 450 medewerkers, 2200 cliënten, verdeeld over 105 gemeenten in Nederland, goed vertegenwoordigt. Samen met hen is een lijst van eisen opgesteld waar het nieuwe ECD aan moet voldoen.”

Verschillende eisen voor het nieuwe ECD van Jados:

• De cliënt moet onderdeel worden van zijn of haar eigen dossier. Zodat er makkelijk interactie kan plaatsvinden tussen de medewerker, de cliënt en behandelaars. Vastgelegd in één centraal dossier.
• Managementinformatie inzichtelijk, zoals de geleverde zorg en personeelsinzet. Zodat er analyses gemaakt kunnen worden van de ureninzet en productiviteit per medewerker.
• Kunnen koppelen met meerdere systemen, zodat je bepaalde data niet drie keer hoeft in te voeren.
• Ontzorgen van medewerkers in rapportage en administratie.
• Ontzorging op het gebied van de zorgadministratie en het functioneel applicatiebeheer.
• Een ECD dat voldoet aan alle wet- en regelgeving en regelmatig wordt geüpdatet, zodat het voldoet aan de laatste criteria van zorgorganisaties.

Een ECD op basis van best practises uit de markt

Aangezien je voor meerdere jaren de samenwerking aangaat met een softwareleverancier en/of implementatiepartner, heeft Jados veel aandacht besteed aan het voortraject: “We hebben een top drie van aanbieders gemaakt en Adapcare met het ECD Pluriform Zorg was één van die leveranciers”, vertelt Mieke. “Vervolgens hebben we uit ons programma van eisen diverse kernpunten geselecteerd, waar we tijdens de demo’s en referentiegesprekken extra op hebben gelet.”

Waarom Pluriform Zorg?

Mieke vervolgt: “Tijdens het voortraject hebben we diverse referenties gesproken, partijen die nu al heel blij zijn met Pluriform Zorg. Dit heeft zwaar meegewogen in ons besluit om Pluriform Zorg te kiezen als ons nieuwe ECD. De vormgeving van de applicatie hielp daarnaast ook mee. Want het is heel overzichtelijk. En omdat wij ook op zoek waren naar ondersteuning op het gebied van functioneel applicatiebeheer, het overnemen van onze helpdesk en de zorgadministratie, heeft Adapcare (de ontwikkelaar van het ECD Pluriform zorg) ons gekoppeld aan CareRatio.”

Jados kiest voor ‘ECD Direct’ van CareRatio – hét Elektronisch Cliënten Dossier voor de zorg. Inclusief het ECD Pluriform Zorg, de declaratieservice en ondersteuning op het gebied van functioneel applicatiebeheer.

Martijn vult aan: “Het ECD beschikt over een bepaalde basisfunctionaliteiten, die op basis van best practices zijn samengesteld. Deze kan je zelf aanvullen met modules om zo het ideale pakket samen te stellen. Zo doen wij naast zorg ook nog een stukje jobcoaching voor onze jongvolwassenen. Ondanks dat UWV-trajecten nog een nieuw onderdeel is voor CareRatio, denken ze hier wel in mee. En kijken ze hoe we dit kunnen integreren in het ECD, zodat het straks allemaal samenkomt in één systeem. Dat is echt een pluspunt.”

De samenwerking met CareRatio: passie voor de zorg

“De samenwerking met CareRatio verloopt heel prettig. Ze staan dicht bij de zorg en de lijnen zijn kort”, vertelt Mieke. “Ik vind het heel prettig dat er veel medewerkers met een zorgachtergrond werken bij CareRatio. Ze begrijpen hierdoor heel goed wat er op de werkvloer gebeurt en welke uitdagingen er zijn.”

Gezamenlijk belang

“Er is inderdaad een bepaalde passie bij CareRatio voor de zorg”, beaamt Martijn. “Doordat CareRatio zich focust op een ECD voor de zorg, zijn zij veel meer een ondersteunende partij voor de medewerkers. In plaats van dat de implementatie enkel een software aangelegenheid is.”

“Wat de samenwerking daarnaast heel fijn maakt, is dat we een gezamenlijk belang hebben om het ECD zo snel en compleet mogelijk draaiende te hebben. Zodat we er van drie kanten zo optimaal mogelijk gebruik van kunnen maken. Natuurlijk moet het voor de medewerkers zo makkelijk mogelijk worden om zorg te rapporteren. En voor cliënten om hun zorgplan in te kunnen zien -en wijzigen-. Maar het is daarnaast voor CareRatio ook belangrijk dat er straks een zo compleet mogelijk ECD live gaat en de medewerkers goed getraind zijn in het gebruik”, vertelt Martijn.

Hij legt uit: “Naast Pluriform Zorg nemen we straks ook applicatiebeheer en de declaratieservice af van CareRatio. Dit totaalpakket van CareRatio heet: ‘ECD direct’. Dit betekent dat zij onder andere de zorgdeclaraties gaan indienen en bewaken bij de gemeente. Dat kunnen ze pas goed en efficiënt doen, als onze medewerkers wegwijs zijn in het systeem. En goed zijn opgeleid. Stoppen zij niet voldoende tijd in het opleiden en trainen van onze mensen tijdens de implementatiefase, dan kan dat later problemen opleveren. Dat gezamenlijke belang voor efficiënte en gezonde processen, is dus voor iedereen een meerwaarde.”

Toewerken naar livegang

Op het moment van interviewen zit Jados in de opstartfase van het project. Dit betekent dat de focus ligt op de voorbereiding. Het maken van het projectplan en planningen, het vormgeven van werkgroepen en het opstellen van het implementatieplan. “Hoe het ECD in de praktijk gaat werken moeten we dus nog gaan ervaren”, aldus Mieke.

Medio 2024 gaan we live. Tot die tijd zijn Jados en CareRatio druk met voorbereiden, implementeren, testen en opleiden. “ En vooral het meedenken en testen met het werkveld vindt CareRatio erg belangrijk. Zij zetten zich echt optimaal in om ervoor te zorgen dat iedereen straks goed meegaat in de nieuwe omslag. Ook zij willen dat de processen efficiënter worden en dat iedereen straks fijn kan werken in het nieuwe ECD. Je kan in dit geval dus echt spreken van een samenwerking”, besluit Mieke ons gesprek.

Wil jij meer weten over ECD Direct of de voordelen van professionele zorgprocessen zelf ervaren? Laten we dan op korte termijn kennismaken met elkaar. Tijdens een vrijblijvende demo laten we graag zien wat ECD Direct precies voor jouw organisatie kan betekenen. Vul hiervoor het formulier in en we nemen binnen 24 uur contact met je op!