ECD Direct ondersteunt Stichting Bethanië bij methodisch werken

Voorbereiding is cruciaal

Het implementeren van een ECD is geen kwestie van een paar keer klikken en klaar. Dat vereist voorbereiding, kennis en tijd. Voorbereiding door de organisatie om hun werkprocessen in kaart te brengen, te onderzoeken waar de gebruikers van het ECD behoefte aan hebben én ervoor zorgen dat er draagvlak wordt gecreëerd om het nieuwe ECD op de juiste manier te gaan gebruiken. Het ECD moet zorgmedewerkers namelijk gaan ondersteunen in het werk dat zij doen. Ontzorgen, in plaats van dat het een zorg wordt.

Eén van onze klanten die inmiddels als geen ander weet dat een goede voorbereiding het halve werk is, is Stichting Bethanië. Zij kozen in de zomer van 2021 om ECD Direct te implementeren. Na een goede voorbereiding ging het ECD op 1 januari 2022 live en hebben zij het jaar 2022 gebruikt om de laatste puntjes op de i te zetten en het ECD Bethanië-proof te maken.

In deze klantcase vertelt kwaliteitsfunctionaris Janine van Laar over de implementatie van ECD Direct én over de samenwerking met CareRatio.

De specificaties voor een nieuw ECD

Omdat de vorige ECD-leverancier van Bethanië stopte met het onderhouden en updaten van hun ECD, besloot Bethanië op zoek te gaan naar een nieuw ECD. “Het was voor ons een mooi moment om de volgende stap te zetten en verder te professionaliseren”, vertelt Janine.

Waar het ECD aan moest voldoen?

• Het ECD moet het procesmatig en methodisch werken ondersteunen
• Goede ondersteuning bij zorgdeclaraties
• Gebruiksvriendelijkheid: zorgmedewerker helpen werk goed uit te voeren

De implementatie: neem de tijd om het ECD organisatie-eigen te maken

Net voor de zomer van 2021 zijn de projectteams van Bethanië en CareRatio begonnen met de gesprekken rondom de implementatie van ECD Direct. “We hadden onszelf een half jaar gegeven om het nieuwe ECD live te krijgen. Daarvoor moesten we in die korte periode de huidige processen inzichtelijk maken, nieuwe processen uitdenken én veel documentatie aanleveren bij CareRatio”, vertelt Janine.

Maar die periode bleek te kort om het ECD volledig ‘Bethanië proof’ te maken: “Het overzetten van de gegevens van het oude naar het nieuwe ECD nam bijvoorbeeld veel tijd in beslag”, vertelt Janine. “Zo waren de gegevens die CareRatio opgeleverd kreeg vanuit het oude ECD niet altijd duidelijk, volledig of correct. Hierdoor kwamen we bijna in de knel te zitten met onze beoogde livegang datum.”

“Gelukkig konden we in januari 2022 live met een werkbare versie van ECD Direct, zodat de zorgmedewerkers in ieder geval konden rapporteren. Er waren na 1 januari nog een hoop zaken die om aandacht vroegen. We hebben het afgelopen jaar dan ook gebruikt om de actielijst met openstaande punten steeds kleiner te maken. En om de werkprocessen en de inrichting van het ECD te finetunen”, vervolgt Janine.

De eerste ervaringen

Inmiddels werken de medewerkers van Stichting Bethanië al een jaar met ECD Direct. Hun eerste ervaringen zijn volgens Janine goed. “Het grootste gedeelte van onze organisatie vindt het nieuwe ECD heel prettig werken. Het dossier is logisch opgebouwd, ziet er rustig uit en bepaalde processen zijn per afdeling afgestemd”, vertelt ze.

Maar er zijn ook een aantal medewerkers die het lastig vinden om wegwijs te worden in het nieuwe ECD: “Zorgmedewerkers die lang met het oude ECD hebben gewerkt, vinden het wat moeilijker om wegwijs te worden in het nieuwe systeem. Ze durven niet door te klikken, omdat ze niet goed weten wat er daarna gebeurt”, legt Janine uit.

“Daarom hebben alle gebruikers bij livegang én na tien maanden via CareRatio een training gevolgd om het ECD te leren kennen. Hier hebben onze medewerkers veel aan gehad. Zo merk je bijvoorbeeld dat er tijdens de tweede training heel andere type vragen werden gesteld dan tijdens de eerste training. We hebben daarom besloten om samen met CareRatio twee keer per jaar herhaaltrainingen te organiseren. Voor nieuwe medewerkers én voor mensen die dat nodig hebben. Zo maken we het werken met het ECD voor iedereen leuk én makkelijk.”

Zorg voor gezonde processen

Zorg voor gezonde processen. Dat is waar CareRatio voor staat. Wat Stichting Bethanië daarvan merkt tijdens de samenwerking? Janine: “CareRatio stelt ons meermaals kritische vragen om zo ons proces inzichtelijk én efficiënter te krijgen. Bij elke keuze die wij moeten maken, worden ons drie vragen gesteld: ‘Is dat wel handig, waarom wil je dat en wat levert het je op?’ Het is heel goed geweest dat er op die manier naar onze processen is gekeken, want dat heeft er voor gezorgd dat het methodisch werken nu wordt ondersteund door ons ECD.”

Wil jij meer weten over ECD Direct of de voordelen van professionele zorgprocessen zelf ervaren? Laten we dan op korte termijn kennismaken met elkaar. Tijdens een vrijblijvende demo laten we graag zien wat ECD Direct precies voor jouw organisatie kan betekenen. Vul hiervoor het formulier in en we nemen binnen 24 uur contact met je op!