Stichting Ontmoeting gaat voor een gebruiksvriendelijk en gestructureerd ECD

Om alle informatie over de begeleiding van hun cliënten bij te houden, werkt Stichting Ontmoeting met ECD Direct. Hier schreven we eerder al deze case over en vandaag vertellen we je meer over hoe dit proces verlopen is.

We spreken met Gerdine Salome (projectleider) en Wim Everts (manager bedrijfsvoering): “We zochten naar een eenduidig systeem dat gebruiksvriendelijk en gestructureerd is. En waar we al onze werkprocessen op een goede manier konden onderbrengen.”

Over Stichting Ontmoeting

Stichting Ontmoeting biedt met vrijwilligers en professionals steun aan kwetsbare mensen die zijn vastgelopen. Dit doen ze vanuit verschillende locaties in heel Nederland, met verschillende diensten. Van veldwerk, inloop en woonbegeleiding tot werktrajectbegeleiding of maatjestrajecten.

De specificaties voor een nieuw ECD

Omdat Stichting Ontmoeting veel verschillende locaties heeft, werden er soms verschillende werkwijzen gehanteerd en verliep de informatievoorziening af en toe moeizaam. “Dat moest anders”, vertelt Gerdine. Daarom ging de stichting op zoek naar een nieuw ECD.

De drie belangrijkste criteria voor het nieuwe ECD van Ontmoeting:

• Gebruiksvriendelijk
• Uniforme inrichting en werkwijze
• Toekomstbestendig

De implementatie op maat

In mei 2024 vond de kick-off rondom de implementatie plaats. Wim vertelt hoe dat eraan toe ging. “CareRatio verzorgde diverse workshops, die ons hielpen inrichtingskeuzes te maken. Op basis van die keuzes, werd het ECD voor ons ingericht. Een service op maat!”

In september stond het ECD voor Stichting Ontmoeting klaar. Toen zijn de professionals van CareRatio en het team van Ontmoeting opnieuw bij elkaar gekomen. Dit keer om alles door te testen.

Gerdine vult aan: “Na een paar laatste puntjes kon het ECD gebruikt gaan worden. In november en december 2023 gingen de medewerkers op training. Live op de verschillende locaties van Stichting Ontmoeting. Tijdens deze training werden de accounts direct geactiveerd en gekoppeld. Zodat iedereen automatisch in het ECD kon. Na de training kregen de medewerkers een paar weken de tijd om te wennen aan het nieuwe systeem. En in januari 2024 was het dan zover: het ECD ging live!”

De eerste ervaringen

Inmiddels werken de medewerkers van Stichting Ontmoeting intensief met ECD Direct. Hun eerste ervaringen zijn volgens Gerdine goed. “Het is natuurlijk wel even wennen. Zo moeten de dag- en urenstaten nu dagelijks geaccordeerd worden. En moeten de collega’s zelf de cliënten ‘in en uit zorg’ nemen. Dit betekent dat registratie daadwerkelijk bij de bron plaatsvindt. Met ECD Direct beschikken we over een gebruiksvriendelijke en toekomstbestendig ECD.”

De geluiden zijn volgens Gerdine dan ook overwegend positief. “Onze collega’s hebben het over een gestructureerd systeem met veel meer overzicht. Daar hebben we een absolute kwaliteitsslag gemaakt.”

Blik op de toekomst

De samenwerking met CareRatio blijft, ook na de implementatie, intensief. Wim: “Onze functioneel beheerder heeft wekelijks contact met CareRatio, onder andere over wensen waarvan we gezamenlijk bepalen hoe deze op te volgen. Daarnaast is er vier keer per jaar contact om de samenwerking wat meer overstijgend te bekijken. Zo werken we op dit moment ook nog samen aan een nieuw pasjessysteem. Mensen die op de inloop komen, kunnen hun pasje scannen. Die gegevens worden dan direct geregistreerd in ECD Direct. Dat scheelt weer veel administratieve handelingen!”

Wil jij meer weten over ECD Direct of de voordelen van professionele zorgprocessen zelf ervaren? Laten we dan op korte termijn kennismaken met elkaar. Tijdens een vrijblijvende demo laten we graag zien wat ECD Direct precies voor jouw organisatie kan betekenen. Vul hiervoor het formulier in en we nemen binnen 24 uur contact met je op!