ECD Direct: een gebruiksvriendelijk, uniform en toekomstbestendig ECD voor Stichting Ontmoeting

Om alle informatie over de begeleiding van hun cliënten bij te houden, werkt Stichting Ontmoeting met een Elektronisch Cliënten Dossier: “Doordat we veel verschillende locaties hebben, werden er soms verschillende werkwijzen gehanteerd en verliep de informatievoorziening af en toe moeizaam. En dat moest anders”, vertelt Gerdine Salome, Change- en projectmanager bij Ontmoeting. Daarom ging de stichting op zoek naar een nieuw ECD.

Hoe dit proces is verlopen en waarom Stichting Ontmoeting uiteindelijk de keuze heeft gemaakt voor ECD Direct van CareRatio, vertelt ze in dit interview.

Over Stichting Ontmoeting

Stichting Ontmoeting biedt met vrijwilligers en professionals steun aan kwetsbare mensen die zijn vastgelopen. Dit doen ze vanuit verschillende locaties in heel Nederland, met verschillende diensten. Van veldwerk, inloop en woonbegeleiding tot werktrajectbegeleiding of maatjestrajecten.

Na 12,5 jaar als ambulant begeleider gewerkt te hebben binnen Ontmoeting, maakte Gerdine in 2021 de stap naar een rol als projectmanager. De afgelopen periode heeft zij onder andere onderzocht wat het beste ECD is voor Stichting Ontmoeting en begeleidt ze nu de implementatie.

De zoektocht naar een nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD)

“Het onderzoek heb ik uiteraard niet alleen gedaan. Uit elk hulpaanbod selecteerden we een professional, zodat medewerkers uit alle lagen van de organisatie betrokken werden bij het project. Zij gaan immers hoofdzakelijk met het nieuwe ECD werken”, begint Gerdine te vertellen.

De drie belangrijkste criteria voor het nieuwe ECD van Ontmoeting:

• Gebruiksvriendelijk
• Uniforme inrichting en werkwijze
• Toekomstbestendig

“In februari 2022 heb ik samen met de werkgroep een lijst van criteria opgesteld waaraan het nieuwe ECD moest voldoen. Én vervolgens hebben we ECD’s geselecteerd die mogelijk passend zouden zijn. Na een eerste screening bleven er van de twintig leveranciers vijf over. Hen hebben we aangeschreven met ons programma van eisen en de vraag of ze een offerte wilden uitbrengen. Op basis van die offertes bleven er drie partijen over die we hebben uitgenodigd voor een demo, waar Pluriform Zorg van Adapcare er één van was”, vervolgt Gerdine.

“Adapcare verwees ons hiervoor door naar CareRatio, aangezien zij ook de implementatie en de zorgdeclaraties voor ons konden verzorgen. Na de demo’s hebben we verdiepend onderzoek gedaan naar twee ECD-leveranciers. Zo zijn we met de werkgroep op referentiebezoek geweest bij klanten om te ondervinden hoe zij het ECD in de praktijk ervaren, om zo een solide keuze te kunnen maken.”

De keuze voor ECD Direct

De zoektocht naar een nieuw ECD nam ruim een half jaar in beslag. “Je wilt immers een pakket dat toekomstbestendig is”, vertelt Gerdine. Wat volgens haar de belangrijkste redenen waren om voor ECD Direct van CareRatio te kiezen, met het ECD Pluriform Zorg, de declaratieservice en functioneel applicatiebeheer?

“Er zit heel veel kennis bij CareRatio. Zo hebben zij bijvoorbeeld veel klanten in hetzelfde werkgebied als wij, het sociaal domein. Hierdoor weten zij wat er speelt in de markt en hoe de software bij andere klanten gebruikt wordt. Deze inzichten kunnen ze ook weer bij ons toepassen.”

“Daarnaast was iedereen tijdens de referentiebezoeken enthousiast en positief over de gebruiksvriendelijkheid van ECD Direct en de professionaliteit van CareRatio”, vervolgt Gerdine. “Een ander groot pluspunt is het feit dat je heel makkelijk nieuwe locaties of producten kunt toevoegen aan het ECD en toch eenduidig kunt blijven werken.’

“Ons advies aan het MT was dan ook: Kies voor ECD Direct van CareRatio, waarbij gebruik gemaakt wordt van het Pluriform Zorg ECD”

De samenwerking met CareRatio

In mei 2023 is Ontmoeting samen met CareRatio gestart met de implementatie van ECD Direct: “We hebben meerdere workshops gehad waarin we met elkaar nagedacht hebben over de inrichtingskeuzes, zodat iedereen straks effectief met het ECD kan werken en er managementinformatie beschikbaar is”, vertelt Gerdine.

Ze vervolgt: “In september stond het testen en valideren centraal; werkt alles zoals verwacht? En in november en december worden alle medewerkers getraind door CareRatio. Zodat we bij livegang in januari direct de voordelen ervaren van het nieuwe ECD en de processen die daaraan gekoppeld zijn. En allemaal op dezelfde manier werken.”

Een professionele, pragmatische hardwerkende partij met een gezellige club mensen

De samenwerking met CareRatio wordt door Ontmoeting als zeer positief ervaren: “Doordat de consultants van CareRatio veel ervaring hebben in de zorg, weten ze snel wat wel en niet mogelijk is, wat de beste route is en hoe je bepaalde doelen kunt realiseren. Ze stellen de juiste vragen (waarom wil je het zo, is het echt nodig, etc.) en delen best practices van andere klanten.”

“Dankzij deze aanpak hebben wij heel kritisch gekeken naar wat we inrichten en waarom we bepaalde processen wel of niet implementeren. Zo blijft het ECD voor iedere medewerker eenvoudig te gebruiken. Naast de professionaliteit en kunde van de medewerkers, is het ook een heel gezellige club mensen. We kunnen dan ook niet wachten om (de voordelen van) het ECD in de praktijk te gaan ervaren”, besluit Gerdine ons gesprek.

Wil jij meer weten over ECD Direct of de voordelen van professionele zorgprocessen zelf ervaren? Laten we dan op korte termijn kennismaken met elkaar. Tijdens een vrijblijvende demo laten we graag zien wat ECD Direct precies voor jouw organisatie kan betekenen. Vul hiervoor het formulier in en we nemen binnen 24 uur contact met je op!